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時間管理ができない人はどうしたらそのルーズな習慣が直るのか?

あなたの会社にも何度注意しても、なかなか時間を守れない人はいませんか?

あれだけ注意しているのに、なんで直らないのだろう。
10分でも早く行動するようにクセづければいいのに・・・。と、周りから見たら、見ていて歯がゆいですよね。

こういう人たちは一体どうしたら、そのような癖づいた習慣を直すことができるのでしょうか。




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時間管理ができない人はどうしたらそのルーズな習慣が直るのか?


「原稿が届いていないんだけど、いったいどうなっているんですか!先週もらえるはずでしたよね!」

印刷会社からのクレーム電話にしどろもどろになって受け答えしている広告代理店制作部のAさん。
受話器から漏れる怒声に「またか・・・」と同僚たちは冷ややかな視線をAさんに送っています。
それもそのはず、Aさんは時間にルーズなことで部内でも有名な存在なのです。
打ち合わせの時間を守らないし、遅刻も多い。
会社から提出が求められている書類が2、3日遅れるのは日常茶飯事です。
締め切りを忘れているわけではないのだが、「ちょっとくらい遅れても大丈夫だろう」とタカをくくって取り組む姿勢は入社当時からまったく変わっていません。
Aさんほど極端ではないにしても、時間にルーズだという人は結構いるでしょう。

商品の納品期日、提出書類の締め切りなど、日々の仕事は時間の優先順位にしたがって組み立てていることがほとんどです。
しかも取引相手との重要な約束ごとだとしたら、それこそ勝手に予定を変えることができません。
時間管理がビジネスに欠かせない能力の一つだと承知しているが、実行に移すまで意識を高めることができません。
そんな人が時間をキッチリ守れるようになるにはどうすればいいのでしょうか。

時間にルーズな人の心理パターンはさまざまだが、一番多いのが「遅れなんてたいした失敗じゃない。これまでも何とかなったんだから」とか「来週からスタートしてもたぶん間に合う」と、タカをくくっているタイプです。
限られた時間の中で作業をするには少なからずプレッシャーがかかるものです。
納期が極端に厳しいとそのプレッシャーがプラスに働いて通常より高い集中力を生み出すのだが、納期に多少余裕があるとプレッシャーがマイナスに働いてしまいます。
つまり、時間のブレッシャーから解放されたくて、仕事のことを楽観的に考えがちになるのです。

その心理を逆手にとって「ギリギリまで寝かせておいて、締め切り直前に一気にとりかかる」という人もいます。
前述したように、締め切りに追われたときは集中力が格段にあがります。
しかし、それがクオリティに反映されるかは別問題。
しかも時間を守るか守らないかは人物評価のもっとも大きなポイントになります。
クオリティも落とし、納期もギリギリまたは過ぎてしまうようでは評価はガタ落ちです。

このようにタカをくくっている人は、時間を守ることによって生まれる会社と自分の利益、時間を守らないことによって生まれる不利益にもっと目を向けることが大切です。
会社の信用ももちろん利益の一つだし、社内の査定に結びついて賞与に反映されるというのは自分の利益。
ほかにも無駄な残業がなくなってブライベートに多く時間を割けるようになる、気持ちに余裕が出てプラスアルファのアイデアが出せるなど、ちょっと考えれば、うまく時間を管理することで生まれる利益が意外と多いことに気づくはずです。
よく「時間にコスト感覚をもて!」といわれるが、これは「利益、不利益を自覚した時間の使い方をしろ!」ということにほかなりません。
「時間を守ろうとしているのに時間内に終わらせることができない」という人、つまり「段取りが悪い」といわれるタイプも多いです。
これは無駄な時間を反省する習慣がないのが原因です。
たとえば、ある作業を終わらせるのにA、B、Cという三つの手順が必要で、一番時間がかかるのがA、さほど時間がかからないのがBとCだとします。
A、 B、Cの順番にこだわらず、とにかく目の前に映っているAの作業からとりかかってしまうのが段取りが悪い人。
「Aは時間がかかるし集中力がいる作業。BとCを先に終わらせておけばAが簡単に終わりそう。しかもBからかかればCも簡単になる。まずはBだ」と手順を考えてとりかかるのが段取り上手の人です。

これが何十段階もの手順が必要な場合だったらとりあえず最初目についたところからとりかかる手もあるが、段取りを考える習慣が身についていれば複雑な手順でもどの段取りで進めれば効率よく作業ができるか勘がはたらきます。
段取りが悪いと感じている人は作業にかかる前にその手順を一度見直してみる、自信がなかったら先輩にアドバイスを受けるなどの処置が必要です。

また、「キッチリ立てた計画がその通りにいかないとやる気がなくなる」という完全主義者もいます。
計画を守ろうという張りつめた気持ちが小さな挫折で緩んでしまうというタイプです。
そんな人は、計画の立て方を見直してみましょう。
割り当てた時間にある程度余裕をもたせるだけでも、心にゆとりが生じ、やる気を維持することができます。

できない人から、できる人へ変身!

時間にルーズな人は、帰り際に五分間一日の作業を振り返ってみる習慣をつけましょう。
出社してから今にいたるまで無駄に過ごした時間がなかったかをチェックし、なぜ無駄になってしまったのかを考えるのです。
その反省するポイントは次の3つです。

①出社時間、打ち合わせ時間をきちんと守ったか。

時間に遅れたら遅れた理由をきちんと考える。
以後それをなくすにはどうしたらいいのかも考えましょう。
人から指摘されて直すのと自ら反省して直すのとではスキルの身につき方が違います。
時間管理については、反省なくしては改善されないことを肝に銘じましょう。

②予想以上に時間がかかった作業はなかったか。

まずは時間がかかった原因を、次にそれをなくすにはどうしたらいいのかを考えましょう。
作業時間を短縮させるには、機械的にできる作業を探すのがポイントです。
ある一つの作業にXYZの要素があって、XYが機械的に済ませられる作業だったら、まずXを片づけ、次にYを機械的に片づければ、最後のZに集中して取り組むことができます。
できない人は、どうしてもXYZを一気に片づけようとしがちです。

頭を使う作業であってもその要素の中に機械的にできるものがいくつかあるはずです。
それを最初に終わらせれば、機械的に終わらないむずかしい作業に集中力を傾けることができるのです。

③細切れ時間をどう有効活用したか。

むずかしい仕事、時間のかかる仕事には邪魔の入らないまとまった時間に取り組むのがもっとも効率が良いです。
後回しにしてもいいメールの返信小用の電話は細切れ時間を使うように意識して取り組んだかをチェックしましょう。

作業を進めているときに「思ったよりも時間がかかるな」と思ったら、いったん手を止めて、「今何のためにそれをやっているのか」「この手順で間違いないか」の2点を自問自答してみましょう。
この自問自答の際に毎日行う②③が生きてくるはずです。

時間管理がうまくなる方法
●時間を管理することで生まれる利益をあげてみましょう。
●帰り際に5分間1日の作業を振り返ってみる習慣をつけ、無駄な時間はなぜ無駄になったのかを考えましょう。



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